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Gmailのメールをフォルダ分けするには?ラベル機能を使いこなそう!

Gmailのメールをフォルダ分けするには?ラベル機能を使いこなそう!

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【ラベル機能のメリット3】細かい設定が可能

ラベル機能では、メールアドレスをはじめとした条件を設定することで、細かいメール振り分けが行えます。

例えば、以下のような分類が可能です。

[例]サークルメンバーからのメールを振り分ける場合

  • サークル×全体連絡
  • サークル×先輩
  • サークル×同期
  • サークル×後輩

[例]ビジネスメールを振り分ける場合

  • 社内×会議のお知らせ
  • 取引先×見積書
  • 取引先×請求書
  • 取引先×請求書×処理済み

タイトルの文字やメール本文内の文字、更にはメール全体のサイズなどを条件に設定ができるため、本当に優秀なんです。

そして後ほど説明しますが、ラベルには色が付けられるため、視覚的な判断できるようになるのも特徴ですよ。

【ラベル機能のメリット4】アーカイブ機能との組み合わせが可能

Gmailには、もらったメールを受信トレイに表示されないようにする『アーカイブ機能』があります。

こちらは、受信トレイがごちゃごちゃにならないようにする役割と、受信トレイを整理するときに誤ってメールを消してしまうのを防止してくれます。

メールの受信量が多い方ほど、この機能には助けられるでしょう。

アーカイブ処理をして受信トレイをキレイにしたものの、対象メールが受信トレイに表示されなくなって焦ってしまうこともありますよね?

そんなデメリットをカバーしてくれるのが、ラベル機能です。

アーカイブ機能と一緒に使うことで、メールの紛失を高確率で減らすことができます。

Gmailでのフォルダ分け【アドレス】

それではここからは、ラベルの作成・編集・削除方法を説明した後に、メールアドレスによる管理方法(フォルダ分け)をご説明していきます。

新しいラベルを作成

スマートフォンでの追加方法

iPhoneアプリで行う場合は、サイドメニュー(画面左側)のラベル項目内にある『+新規作成』を選択。

iPhoneでのラベル作成

『名前を入力してください』の部分にラベル名を入れ、画面右上の『完了』を押すと新しいラベルが追加されます。

iPhoneでのラベル作成 名前入力

パソコンでの追加方法

Gmailのサイドメニュー(画面左側)内にある『+新しいラベルを作成』をクリック

ラベル管理 新しいラベルの追加方法

新しいラベルを作成する画面が表示されます。

『新しいラベル名を入力してください』にラベル名を書き込み、『作成』ボタンを押せば完了です。

新しいラベル名の入力

作成したラベルの編集・削除方法

スマートフォンでの場合

iPhoneアプリで行う場合は、サイドメニュー(画面左側)内の『設定』を押し、画面を切り替えます。

iPhoneでのラベル編集・削除

設定画面に移った後、『ラベルの設定』を選択。

iPhoneでのラベル編集・削除

ラベルの設定画面では、今まで作成したラベル一覧が表示されます。

編集または削除したいラベル名の右側にある『>』を押してください。

iPhoneでのラベル編集・削除

名前を変更したい時は、名前欄に変更したい文字を入れます。

削除する場合は、画面下側の赤文字部分『[ラベル名]を削除』を押してください。

iPhoneでのラベル編集・削除

パソコンの場合

Gmailのサイドメニュー(画面左側)内の編集または削除したいラベル名にカーソルをあて、赤丸部分をクリックしてください。

ラベルの編集・削除方法

ラベルの編集メニューが表示されます。

名前を変更したい場合は『編集』、ラベル自体を削除したい場合は『ラベルを削除』を選択してください。

ラベルの編集・削除画面

また、『ラベルの色』を選択するとラベル自体の色が変更できます。

色を変えることで視覚的にメールを分類できますので、こちらの編集もオススメです。

(スマーフォン経由ですとこの画面が表示されない場合があるのでパソコン経由の操作を推奨します)

ラベルの色分け方法

『カスタム色を追加』を押すと、ラベルの背景色・文字色が同時に行えます。

ラベルの色分け・詳細版

メールの自動振り分け

スマートフォンでの設定方法

メールの自動振り分けは、アプリから設定することができません。ブラウザ(Safari)でGmailを開いて設定していく必要があります。

「Gmail」と検索して開くと、こんな画面になります。今回はアプリを使いたくないので、画面下部の「興味がありません」をタップ。

SafariでGmailを開いた画面

続いて、左上の「≡」メニューをタップで開きます。

SafariでGmailを開いた画面

一番下までスクロールしたら「デスクトップ」をタップします。

SafariでGmailを開いた画面

すると、昔のPCビューのような表示になるので、この状態で設定をしていきます。少し見づらいですが、一つずつ説明していきますね。

まず、画面上部の「フィルタを作成」をタップします。

次に『From』の部分に設定したいメールアドレスを入れ、『次のステップ』をタップ。

スマホでの自動振り分け設定

フィルタの設定画面が表示されます。

『ラベルを付ける』をタップし、該当のラベルを選択してください。

また、一番下の『このフィルタを下記の○件のスレッドにも適用する』を一緒に選択することで、既存の該当メールが振り分けられます。

スマホでの自動振り分け設定・フィルタ

パソコンでの追加方法

受信トレイ画面に移動後、受信メールの左側にあるボックスにチェックを入れた後、画面上部の設定画面ボタンをクリックすると、詳細メニューがでてくるので『メールの自動振り分け設定』を選択してください。

ラベルの自動振り分け

自動振り分け画面が表示されます。

Fromの部分に振り分けたいメールアドレスを入力し、『フィルタを作成』をクリック。

,(カンマ)で区切ることで複数設定できるので、友人数人・飲み会仲間数人・先輩だけ…などお好きに設定できます。

ラベルの自動振り分け・設定画面

フィルタ詳細設定画面が表示されるのを確認したら、『ラベルを付ける』にチェックを入れ、分けたいラベルを選択します。

また、『○件の一致するスレッドにもフィルタを適用する』にチェックを入れると、該当する受信済みメールが全てフォルダ分けされるので一緒にチェックを入れておきましょう。

ラベルの自動振り分け・フィルタ設定

この設定をすることで、条件に該当するアドレスのメールは、設定したラベルに振り分けられ、他のメールと差別化されるようになります。

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