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Gmailのメールをフォルダ分けするには?ラベル機能を使いこなそう!

Gmailのメールをフォルダ分けするには?ラベル機能を使いこなそう!

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Gmailでのフォルダ分け《件名》

メールの振り分け(ラベルによる管理)はメールの件名単位でも行えます。

例えば、自動振り分け画面の『件名』で設定したいタイトル名を入れると、それを基準に分けることが可能に。

Gmailでのフォルダ分け《件名》

Fromを取引先にし、件名を『見積書』にすれば、取引先からの見積書メールのみをまとめてくれます。

『定例打ち合わせ』『議事録』など、定期的に来るメールは件名でまとめる手があります。

また、サークルからのお知らせメールで件名を『歓迎会』『打ち合わせ』などで区切ることで、すぐに見たい情報をチェックできます。

注意点としては、実際に送られてくるタイトルをベースに振り分けられるため、送信者が毎回タイトルを変えてくる場合は上記の分け方は推奨できませんので他の条件で振り分けてみてください。 
 

Gmailでのフォルダ分け《ラベルの非表示》

作成したラベルは画面左側のメニュー画面に表示され、すぐに参照できるようになっています。他のメールソフトでいうと、フォルダがあるような状態ですね。

ラベルは追加すると、全てメニュー画面に出るため、数を増やすと表示に時間がかかったり、見づらくなってしまいます。

しばらく使わないラベルは非表示にすることが可能ですので、ラベルをいくつか増やした際には、非表示の選択肢も頭に入れておきましょう。

非表示のやり方は、とっても簡単。左側メニュー画面内にある、対象のラベルにカーソルをあて、詳細画面を開いた後、『表示しない』を押すだけです!

(あくまで表示されなくなるだけなので、削除とは異なります)

Gmailでのフォルダ分け《ラベルの非表示》

また、一度非表示にしてしまったラベルは、左側メニュー画面内の『ラベルの管理』にて再表示できますので、こちらもセットで覚えておきましょう。

Gmailでのフォルダ分け ラベルの再表示

なお、この操作はPCからのみ可能となっています。

Gmailでのフォルダ分け《ラベルの解除》

ラベル設定をしたけど、やっぱり外したい…このメールのラベル設定は無しにしたい。そんな時は『ラベル解除』でさっくり外してしまいましょう。

メール単位で設定する方法と、複数選択する方法がある

方法はスマホ・PCそれぞれ2通り存在しますのでお好みの方を選んでください。

スマートフォンでのラベル解除方法

まずはメール一つずつラベル解除をする方法です。

ラベル解除をしたいメールを選んだら、右上の「…」をタップします。

ト

「ラベルを変更」をタップします。

ト

ラベル一覧が出てきますので、解除したいラベルの□をタップしてチェックを外します。(逆に、このとき、つけたいラベルの□をタップするとラベルをつけることができます)

ト

つぎに、複数件のメールをまとめて設定する方法です。

Gmailのアプリを開いて、設定したいメールのうち一つのアイコンを長押しします。すると、複数選択ができるようになるので、順にタップしていきます。選び終わったら、右上の「…」をタップします。

ト

出てきたメニューから「ラベル変更」をタップします。

ト

ラベル一覧が出てきますので、先程と同様に、解除したいラベルの□をタップしてチェックを外します。

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パソコンでのラベル解除方法

パソコンでのラベル解除方法も、スマホの場合と考え方は同じです。一つは、メールごとに設定する方法。もう一つはメールを一覧画面で複数選択して設定する方法です。

メールを開いてからラベルを解除する場合は、メールを開いた画面の、タイトル付近についているラベルにカーソルをあわせます。(この画像だと、「サークルメンバー」とかかれているものです)

ラベルの解除方法2つめ

カーソルを合わせると「×」が表示されるので、そこをクリックするとラベルが解除されます。

もう1つは、メール一覧画面でまとめてラベル解除をする方法です。

ラベル解除をしたいメールを選択後、画面上部のラベルアイコン(赤丸部分)をクリックします。すると、ラベル一覧表示されるので、解除したいラベルのチェックを外し、適用ボタンを押せば完了です。

ラベルの解除方法1つめ

  
因みに受信したメールには、必ず『受信トレイ』という名のラベルが付いていますが、こちらは受信メール全てに強制的に付けられている物なので、ユーザー側では解除できません。

Gmailでのフォルダ分け《アーカイブ》

アーカイブとは

アーカイブとは、受信トレイに溜まっていくメールを整理するための機能です。Gmailにおける、保管庫フォルダ的な存在と思ってください。

メールが増えていくと、どれが要返信のメールか、読み返し頻度が低いメールか、判断しづらくなっていくかと思います。場合によっては受信トレイ内の整理をしている時、誤って大事なメールを消してしまうことも…

アーカイブ機能を使ってメールを保管し、受信トレイには表示しないようにしておけば、大事なメールを紛失・誤削除してしまうリスクをガクっと減らせることができます。

アーカイブ機能は、こんな人におすすめです。

  • 後から読み返すかもしれないメールや念のためとっておくメールを退避させておきたい
  • 受信するメールが1日/10件以上ある
  • 色々な人とやり取りしてるので、受信トレイがごちゃごちゃになってきた(複数のサイトに会員登録したので受信メールの量が増えた)
  • 要返信のメールのみ受信トレイに残しておきたい
  • 大切なメールを受信トレイの整理時に間違えて削除しないようにしたい

こちらも操作は数回すれば覚える簡単さなので、お時間のある際に行ってみてください。また、ラベル機能を一緒に使うことで更に便利になるため、セットで使うのを心がけましょう。

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