アーカイブへの振り分け方

まず、アーカイブ操作の基本をおさえます。保管しておきたいメールを、アーカイブに移す基本操作は以下の通り。

スマートフォンの場合

メール一覧で、アーカイブしたいメールを左右どちらかにスワイプします。これだけでアーカイブ可能です。

メールの中身を確認してからアーカイブしたい場合は、メール画面の上部にある箱のようなアイコンをタップしてもアーカイブできます。

パソコンの場合

対象メールの左側のボックスにチェックを入れ、画面上部のアーカイブアイコンを選択します。

アーカイブボタンを押すと、処理が即実行され、受信トレイからは見えなくなります。

画面に『スレッドをアーカイブしました』というメッセージが出てくるので、取り消したい場合はメッセージ内にある『取消』を押すと元に戻せます。

アーカイブしたメールはどこから見られる？

アーカイブ処理をしたメールを見たい場合は、メニュー画面の『すべてのメール』にてチェックが可能となります。

ただし、受信トレイのメールだけでなく、アーカイブ処理をしたメールが全て表示されるため、人によっては見づらくなるかと思います。

そこで、ラベル機能（必要であれば自動振り分け機能も）を使用すると、『本当に必要なメール』がすぐにチェックできるようになります。

ラベル機能とアーカイブを同時に使うメリット

例えば、アーカイブ処理をする前にサークル内で出欠席の返信をしなければいけないメールに対して『サークル（要返信）』というラベルを設定します。

（今後、同じ系統のメールがくる場合は自動振り分け機能も同時に行っておきましょう）

その後、上記でご説明したアーカイブ処理をすると、サークル（要返信）ラベルをクリックすることで、返信が必要なサークルからのメールが一括表示されます。

ラベルはメール毎に解除もできるので、返信を終えたらラベルをはがすのもありです。

アーカイブ処理をする際は、その前にラベル機能を使う癖をつけておくと、メールチェックが非常に捗るので、ぜひ実践してみてくださいね。

Gmailでのフォルダ分け《メールを自動削除》

メールを使う中で、解除申請をしたのに送られ続けるダイレクトメールや、見たくないメール（受信拒否するとトラブルになってしまうもの）に悩んだ経験はありませんか？

また、こちらが気を引き締めていてもどこかでメールアドレスが漏れ、意味不明なメールが来るケースは多くの方が経験しているかと思います。

Gmailのラベルおよび自動振り分け機能は、設定によっては迷惑メール対策としても威力を発揮します。いちいち、メールを削除する日々に疲れた方にはとってもオススメの設定です。

※この設定はパソコンまたはスマホのブラウザ版のみ設定可能です。

まず、削除対象にしたいメールの条件を自動振り分け画面にて入力します。（特定の業者から来る場合は、相手のメールアドレスを入れればＯＫです！）

入力後は『フィルタを作成』のボタンを押します。

フィルタ設定画面で、『削除する』にチェックを入れれば完了。

設定以降は、対象のメールは自動的に削除されます。

この設定はとても便利な反面、注意しないと大変なことになってしまいます。

まず、ユーザー側で設定を解除しない限りは、ずっと自動的に削除対象になってしまうこと。一時的に削除する場合は、どこかにメモをとっておくなどしておきましょう。

また、条件付けが甘いと対象外のメールも削除されてしまうケースがあります。

例えば、メールタイトルに『お知らせ』という文章がある物を対象に設定した場合、避けたいメール以外がタイトルに『お知らせ』を入れてしまうと全て削除されてしまいます。

こちらの設定は適用前にしっかりチェックするか、試し操作をしてから実践してみましょう。

ラベル機能は一度覚えればずっと使える神機能！

ラベル機能の基本およびメリット、アーカイブ機能についてをまとめてみました。

今までメールソフトに当たり前のようにあった『フォルダ機能』とは、名前をはじめ詳細が異なる点が複数あり、設定が少しめんどくさいかもしれません。

でも、一度自分で操作してみると、あっという間に身につく上に受信メールのチェックが驚くほど楽になるので、ぜひお試しください！

特にメールの見落としをしてしまいがちの方には、これ以上にないお助け機能です。

冒頭で触れましたが、この機能は意外と知られていません。もし、メール管理に困っている方を発見したら、ラベル機能の件、教えてみてあげてください！