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【Gmail】メールを自動返信する方法!ビジネスに有効活用しよう

【Gmail】メールを自動返信する方法!ビジネスに有効活用しよう

不在通知機能を使う

不在通知は、長期休みでGmailにアクセスできないときに使える機能です。連絡先に登録している取引先や会社内のユーザーだけに自動返信する設定もできます。

不在通知機能を利用するメリットは、休みであることを取引先や関係者に伝えられるという点です。長期休暇に入ったことを連絡しないと、取引先はメールの返信が遅いことで業務に不利益を被る可能性もあります。

代わりに対応してくれる人がいないフリーランスの場合は、今後の取引に影響する可能性も否定できません。事前に不在通知機能を登録し、活用すれば、休暇中は仕事のことを忘れてゆっくりできるでしょう。

取引先に休み中の対応を伝えておけば、信頼度も上がります。長期休暇中メールが来るか分からない取引先にも不在通知機能を利用しておけば、急な連絡ができても対処可能です。

休みの前は、毎回忘れず手続きを取っておくことをおすすめします。

【Gmail】メールを自動返信する方法《フィルタ編》

まずは、フィルタを使ったやり方を解説します。

定型文を作成する

最初に定型文を制作しましょう。一度定型文を作っておけば、同じ内容を何度も入力しなくても済みます。定型文は、よくある質問に対して一時対応する内容がおすすめです。

例えば資料請求に対する定型文は、資料請求に対するお礼、数日以内に資料を送信する、問い合わせ先を書くといいでしょう。後から修正することも可能ですが、顧客に送るメールのため誤字や脱字がないかよく確認してください。

ビジネスでGmail Labsを利用している方は、よく使う定型文を返信定型文として登録しておくと便利です。やり方をご紹介します。前提としてLabsを有効にしておきましょう。

Labsを有効するには、Gmailの歯車アイコンをタップし上のタブからLabsを選択してください。そして、返信定型文を有効にするを選択して変更を保存するをクリックします。

そしてメールの本文に定型文を登録し、新規作成画面右下を選択してください。その後、メニューから返信定型文、返信定型文を作成を選びます。

返信定型文の名前を入力し、OKを押せば完成です。複数定型文を作成する場合は、一目で内容が分かる名前にするといいでしょう。

フィルタを作成し条件やキーワードを指定する

次にフィルタを作成します。パソコンでGmailを開き、検索窓にある下三角のマークをクリックしてください。

三角

その後、フィルタに条件やキーワードを入れていきます。複数の条件を指定できますが、送信元や送信先、件名、語句を含むか含まないか、メールのサイズ、受信した日付、添付ファイルがあるかどうかなどを指定できます。

そして返信定型文を送信にチェックをいれ、フィルタを作成を選択してください。返信定型文は、Gmail Labsが有効でないと選択できません。表示されない場合は、Gmail Labsがオフになっていないかチェックをしましょう。

自動返信が有効かどうか確認する

自動返信が有効かどうかは、自動返信を設定したメールを送信してください。別のメールアドレスがない場合は、仕事仲間にお願いしてメールを送ってもらう方法がおすすめです。

自動返信を設定したアカウントは、すべてのメールを選択すると受け取ったメールと自動的に返信した内容が確認できます。念のため、自分のアカウントも確認しておくといいでしょう。

メールが上手く返信されていないときは、どこかで設定を間違えた可能性があります。もう一度初めからやり方を確認してください。

後から定型文を編集する方法

後から定型文を編集する方法は、新規メッセージを作成する画面から下の黒の三角をクリックして定型文を呼び出します。そして希望の定型文に編集し、保存を押せば完成です。

気軽に編集できるため、その季節に合わせた挨拶を冒頭にいれるアレンジをすることもできます。臨機応変に定型文を作成する際に利用するといいでしょう!

定型文は、複数用意して使い分けることができます。設定の時に混同しないように注意してください。

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