Gmail「受信トレイ」の振り分け手順

ラベルが作成できたら、いよいよ振り分け設定に移ります。

端末ごとにできることも異なり、やり方もいくつかあるので順に説明していきます。

メールを開き「メールの自動振り分け設定」へ

既存のメールから直接設定する方法から紹介します。

既に受信したメールの振り分けは、パソコンからしか設定ができません。

1. 該当のメールを開いたら、上に表示されているサブメニューの「その他」を選択します。

   

2. その中にある「メールの自動振り分け設定」を選択すると、条件入力画面に移ります。

   送信元のメールアドレス・件名・本文に含まれる言葉、などの条件を細かく入力することができるので、より正確な振り分けが可能になります。

   中には、入力した複数の条件のいずれかに当てはまるものをフィルタリングしたい場合もあるでしょう。

   そんなときは、ワードの間に「,」もしくは「OR」を入れるようにしましょう。

   振り分け設定を完了させる前に、入力した条件でテスト検索することも可能です。

   この作業を何回か試して、該当のラベルにきちんと振り分けられるように設定しましょう。

   



3. 条件が整ったら「フィルタを作成」を押し、次の画面でラベルの設定や詳細設定を行います。

   ラベルの設定は、上から四番目の「ラベルを付ける」にチェックを入れ、横の「ラベルを選択」をクリックして振り分け先のラベルを指定しましょう。

   

4. その他、細かい条件などの入力・チェックが終わったら、青枠の「フィルタを作成」をクリックして完了です。

   

ラベルを選択しフィルタ作成

あらかじめ作成したラベルごとにフィルタを作成する方法について解説していきます。

こちらはパソコン・スマホのどちらでも設定は可能です。

スマホでの設定

1. 左上のメニューボタンから設定を選択します。

   

2. 一番上にアカウントが表示されるので、そちらを押して「ラベルの設定」に進みましょう。

   

   最初に作成しておいたラベルが一覧で表示されるので、順番に設定を行っていきます。

   

3. フィルタを設定したいラベルを開き、「追加」を押しましょう。

   

   

4. 「From」には送信元の名前やメールアドレスを入力することができます。

   それ以外の条件でフィルタリングしたい場合は、その下の「条件を追加」に進んで件名やワードの入力を行います。

   

   

スマホの場合は、フィルタリングの条件を入れるとそれに該当するメールが下に表示されるようになっています。

フィルタが正確かどうかの確認を素早く行えるのが魅力的ですね。



5. 表示されたメールを確認してうまくフィルタリングされていれば、右上の「保存」を押して設定完了となります。

   

パソコンでの設定

パソコンの場合は、より細かくフィルタの設定を行うことができます。

1. 左側のメニューから「ラベルの管理」を選び、その中の「フィルタとブロック中のアドレス」の項目をクリックします。

   

   

2. 「新しいフィルタを作成」を選んだら条件を入力し、設定を完了させます。

   

   

なお、入力の仕方やラベルの設定方法は上で解説した「メールの自動振り分け設定」と同様です。

アーカイブする場合

アーカイブとは、メールを決まった場所に安全に保存することを意味しています。

メールをアーカイブをすると、該当のメールが受信トレイでは非表示になります。

受信したメールをスワイプでアーカイブすることが可能ですが、ラベル設定に組み込めば自動でアーカイブされるようになるので便利です。

ラベル管理で、フィルタの詳細設定画面の中にある「受信トレイをスキップ (アーカイブする)」にチェックを入れるだけ。

チェックを入れたら「フィルタ作成」を押して完了させましょう。

なお、こちらはパソコンでの設定が必要です。

スマホでの詳細設定はデスクトップ表示で！

スマホ版・パソコン版、両方のやり方を紹介しましたが、パソコンの方がより詳細なラベルの設定ができます。

スマホアプリでは設定できることには限りがありますが、スマホでGmailをデスクトップ表示させることでパソコンと同じように設定できるのです。

ただ、少し見にくいので、詳細設定はパソコンでの作業をおすすめします。