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【Gmail】メールを「アーカイブする」とは?その意味と使い方

【Gmail】メールを「アーカイブする」とは?その意味と使い方

PCブラウザで操作する場合

続いて、「ブラウザで操作する方法」を見ていきます。

  1. メニュー欄から「すべてのメール」を選択
  2. 受信トレイに戻すメールにチェック
  3. 画面上部のボタンの中から「受信トレイに移動」を選択

上記手順で、PCの操作方法は完了です。

また、複数のメールにチェックを入れておくと、同時に元に戻すことができます。

PCを使っている方は、ぜひ試してみてくださいね。

【Gmail】アーカイブの注意点

最後に、注意点について見ていきましょう。

ここでは、注意点として次の2つを紹介していきます。

  • 容量を空ける機能ではない
  • ミュート機能とは異なる

どちらも大切なことなので、チェックしておいてくださいね。

容量を空ける機能ではない

1つ目の注意点は、「容量を空けるための機能ではない」ということです。

アーカイブ機能とは、受信トレイから他の場所にメールを移動することでしたね。

移動されるだけで、メール自体は削除されていないため、容量は変わりません。

もし容量を空けたい場合は、不要なメールを削除した後、ゴミ箱の中身を空にしましょう。

削除とアーカイブは役割が全く別なので、この点はしっかりと覚えておいてくださいね。

ミュートとは異なる

2つ目は、「ミュートとは異なる機能である」ということです。

ミュートとは、受信トレイからメールを非表示にしたいときに使う機能です。

ミュートされたメールは返信があっても、受信トレイには表示されません。

通知が来ないようになるため、複数人でやり取りをしている時に利用すると便利です。

一方、アーカイブはメールに返信があると、アーカイブしたメールと返信メールが受信トレイに再表示されます。

つまり、返信が来た際にメールが再表示されるか、非表示になっているかという点が大きく異なっています。

この違いはとても大切な違いであるため、目的に応じてしっかり使い分けましょう。

毎回、内容を追わなくても大丈夫なものはミュートと覚えておくと便利ですよ!

保存したいメールはGmailのアーカイブ機能を活用しよう!

いかがでしたか。

「保存しておきたい内容のもの」や「後々、確認したい内容のメール」を保管しておきたい時は、アーカイブ機能を活用するのがおすすめです。

活用することで、受信トレイとは別の場所に移動できるため、次々にやってくるメールと区別して保管することが可能です。

また、メール自体は削除されないため、あとからでも簡単にメールを確認できるのはもちろん、もう一度「受信トレイ」に戻すことも簡単にできます。

メールの整理整頓には、うってつけの機能なのでしっかりと覚えておきましょう。

「メールの整理整頓をしたいけど、いちいちラベルを付けて振り分けるのはめんどくさい」という方でも簡単にできるので、これを機に、ぜひ活用してみてくださいね♪

きっと今まで大変だった作業もかなり簡単になるはずです。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。

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