《手順②》「プレーンテキストモード」を選択する

次はいよいよテキスト形式に変更する順番です。先ほど表示したメニュー一覧から、「プレーンテキストモード」を選びましょう。

これでテキストメールで送信できるようになりました。プレーンテキストモードに変更すると、作成画面上部に「書式なしのテキスト」と表示されます。

変換できているかどうか不安というときは、こちらを確認してみましょう。

HTML形式のメールに戻す方法

テキスト形式からHTML形式に戻したい場合は、まず画面下の「.」が縦3つ並んでいるボタンを押してメニューを出し、先ほどチェックを入れた「プレーンテキストモード」のチェックを外すため、一度クリックします。

これでHTML形式に戻りました。画面上部の表示が「リッチテキスト」に変わっていれば成功です。

【Gmail】テキスト形式のメールを送信するメリットとは？

テキストメールに変更する方法は理解できたけれど、そもそもなぜテキスト形式にする必要があるのか疑問という人もいるでしょう。今まで特に不便なく使っていた人ほど、そう思われるはずです。

ここからは、テキスト形式でメールを送信するメリットについて見ていきます。テキスト形式ならではのメリットを知っておくと、臨機応変な使い分けができますよ。

文字化けを防ぐ

テキストメールで送信するメリットとしてまず最初に挙げられるのが、文字化けを防ぐということです。HTML形式だと、利用しているデバイスやソフトなどの環境によって、こちらが意図したような形で表示されない場合があります。

コードがそのまま表示されてしまったり、見出しや段落が崩れてしまうということもあるでしょう。場合によっては文字化けして、何のメールだかわからないという事態にもなってしまいます。

文字化けだらけのメールが送られてきても、困りますよね。あまり面識のない人だと、最悪の場合迷惑メールだと思われてしまう可能性もあるでしょう。せっかく送ったメールを読んでもらえないだけでなく、アドレスごと拒否されてしまうなんて事態もありえます。

その点テキスト形式は環境に左右されにくいので、文字化けを極力防げます。なので、どんな環境でメールを見ているのかわからない、もしくはあまり面識のない人へメールを送る場合などは、テキスト形式を選ぶのが無難です。

ビジネスメールに向いている

テキスト形式は、ビジネスメールに適しています。HTML形式は、多彩な装飾が魅力です。対するテキスト形式は装飾はできませんが、シンプルで軽量、そして環境を選ばないというのが利点です。

ビジネスメールを送る場合は、相手の環境をしっかり考慮する必要があります。また、過度に装飾してしまうと、ふざけている印象を与えてしまうかもしれません。そして、メールの見栄えよりも文章の内容が何よりも大切ということもあり、HTML形式にする必要が少ないのです。

文字化けの心配が少なく、容量も軽い、シンプルで重要なことを伝えやすいというのが、テキスト形式がビジネスメールに適している理由になります。

メール受信者の環境に左右されない！

HTMLは、ウェブサイトを作成するために用いられる言語です。例えば「こんにちは」という文字をHTMLで表示するとします。この場合、文字の周辺にさまざまなコードを指定して、サイズや色を指定しているのです。

読んでいる人が認識するのは「こんにちは」という文字だけだとしても、内部では複雑な処理が組み込まれている場合があります。なのでどうしても、メールのサイズが大きくなってしまうのです。

サイズが大きくなると、環境によっては受信に時間がかかってしまう場合があります。また、メールソフトやアプリによっては、HTMLメールは受信できないこともあるのです。

文字を装飾できたり、画像や動画を表示できるので、とても見栄えの良いメールが作れるというのがメリットなのですが、環境に左右されやすいというのがHTML形式のデメリットになります。

その点テキスト形式は容量が小さいので、受信に時間がかかることは少ないです。そして、テキストメールはほぼすべてのメールソフト、アプリで受信できます。このように受信環境にも左右されにくいというのは、テキスト形式の大きな魅力と言えるでしょう。