【Google ドライブ】「共有アイテム」の基本の操作方法

では基本的な操作の説明に移ります。実際にGoogle ドライブの共有機能を知りましょう。現時点でどのようなファイルがシェアされているのかを把握したり、これから他のユーザーに共有する場合に自由に行えるようにしておくことをおすすめします。初めての方は是非、この2点をマスターしてください。

共有アイテムを確認する

まずは確認する方法から説明します。この時点で、共有化しているものがあるのかをチェックしておきましょう。セキュリティ的な観点からも、Google ドライブ上にどんなデータが存在しているのかを理解しておくことがおすすめです。

早速Google ドライブにアクセスしてください。この時ログインを忘れずに行いましょう。ログインが完了すると、「マイドライブ」というセクションの中身が表示される仕組みです。この画面では、今自分がクラウド上にアップロードしているものを中心に表示しています。

もちろん管理できますので、不要なファイルを削除したり、名称を変更したり、自由に操作することが可能です。今回のテーマは「共有」ですので、「マイドライブ」ではなく、左側のメニューに表示されている「共有アイテム」と書かれた部分をクリックしてください。

これだけで大丈夫です。画面が切り替わり、今度は現時点で、他の方とシェアしている状態のファイルが一覧で表示されます。内容を簡単に確認する際は、データのサムネイルがありますので、便利です。

チェックする手順は以上ですが、意外と気がつかずにシェアした状態のデータがいくつかあったというパターンも多いのではないでしょうか？整理については追って詳しく説明します。

他のユーザーとアイテムを共有する

次に、このセクションに表示されているファイルのように、自分の持っているデータを他の人にシェアする際のやり方を紹介します。この場合は、一旦端末に保存している目的のデータをGoogle ドライブにアップロードすることから始めましょう。

左上に「新規」と書かれたボタンがありますので、クリックしてください。

これで新たな操作を指定できます。メニューから「ファイル」か「フォルダ」で任意のデータをアップロードしてください。

完了しましたら、そのファイルやフォルダを右クリックします。表示されたメニューより「共有」をクリックして相手のメールアドレスを入力して送信するか、リンクをコピーして相手にシェアしましょう。

あとはしばらく経ってから、再度「共有アイテム」の箇所をクリックして、そのファイル・フォルダが反映されているかを確認して完了です。ストレージが上限に達しない限り好きなだけできます。

また、相手がそのデータに対してできるアクションの権限についても設定可能ですので、必要に応じて編集してみてください。最初のうちは、誤った送信を防ぐためにも、プライバシー性の低いもので試すことをおすすめします。

【Google ドライブ】「共有アイテム」内の削除について

共有アイテムにするための手順を上で紹介しましたが、一定期間経過することで、次第に不要になっていくデータもあるはずです。その場合には他の方によって共有されているものを削除しましょう。

そのままシェアされた状態のデータを残しているケースが多いはずです。しかし、たくさんのファイルを共有することになった場合に、目的のフォルダが探しにくくなってしまいます。

おびただしい量のファイルで面倒なことにならないようにするために、シェア済みのものは定期的に綺麗にしてしまうと良いでしょう。できるだけこまめにチェックしてください。

【削除について】自分の共有アイテムから非表示になる

消すといっても、データそのものが削除されるわけではありません。ただ「表示」のみがなくなるということです。使っていないものを整理できるので、たくさんのファイルが表示されている方にメリットがあります。

元のデータはシェアをしている方のストレージに存在していますので、編集中のメンバーがいても問題はありません。事前に消すことを伝えなくても結構です。

ただし、自分がデータの共有主になっている場合は、削除に気をつけてください。本来のデータ削除とは仕組みが異なる点に注意したうえで操作を行っていきましょう。

共有フォルダにアクセスすれば再表示される

しばらく使っていないデータを消したあとで、やはり必要になったという場合についても心配は要りません。ではどのようにして戻すのかということですが、ただもう一度共有フォルダにアクセスすれば表示される仕様です。共有元の方のフォルダにアクセスしてください。

不要になったタイミングで表示だけをなくして、必要になった時点で元に戻すことができます。直感的に整理できるのがメリットです。