理由③リンクを知っているユーザーと共有しているから

3つ目の理由としてあげられるのは、そのファイルへのリンクを知っている全てのユーザーとして利用可能になっているからです。個人間でのみ共有するのではなく、不特定多数の方が知りうるものなどは例外として共有アイテムから除外されることが多い点を覚えておいてください。

上でも記載しましたが、表示されない状態でも検索をかけることでいつでも呼び出せます。必要に応じて行ってください。

【Google ドライブ】「共有アイテム」に表示されないときの具体例

ここからは最後になりますが、どんなときに表示されないのかを詳しく説明します。事前に非表示のケースについて理解していることで、慌てずに操作できるはずです。

ただし、本当にトラブルが発生している可能性もありますので一概には言えません。今回紹介する例以外にも、Google側でサーバーの不具合が発生しているかをチェックしておくと良いでしょう。

仮にサーバーエラーでうまく表示されないケースでは、そのまま時間をおくことで解決できる場合が多いです。そのまま待ちましょう。以下では、トラブル以外で非表示となる例を2タイプ記載します。どうしても見つからないときには、合わせて確認しておいてください。

ドキュメント共有後に新しくグループメンバーになった

まず紹介する具体例は、タイミングの問題です。ドキュメント（文書）が既にシェアされている状態になっていた場合に、その後新しく自分がメンバーの1人として追加されたときが挙げられます。

新しく追加した方も反映させたい場合については、一度シェア元を解除してから、全員で改めて共有化することで解決できます。

2013年5月以前に共有していた

2つ目に紹介する例は時期の問題です。2013年の5月よりも過去でシェアを行っていた場合のものに関しては、表示されない仕様です。先ほど、メンバーが200人を超えると非表示になると記載しましたが、このケースではそれを下回る少人数であったとしても、残念ながら反映されることがありません。

これはサービスの仕組み上の問題でもありますので、新しくファイルを作成してから、メンバーに再度共有しなおすことで解決できるでしょう。

もう一度シェアをしなおすためには、元のデータをアップロードした方に依頼し、一度データを完全に削除してからアップロードすると、取り違えることを避けられます。

Google ドライブの共有アイテムの仕組みを知ろう！

今回は、Google ドライブに搭載されている「共有アイテム」とはどのようなものなのかを中心に説明してきました。

通常の機能を使って、自分のデータをバックアップしている方は多いですが、こちらについては、使い方がいまいちよく理解できていないという方が多いのではないでしょうか。

仕事などで複数のメンバーで作業を行うときや資料の内容をメンバーに知ってもらいたいなど、さまざまなシチュエーションで活躍する機能です。是非この機会に使いこなしてみてください。