外部のメールを送受信する

3番目に紹介するのは、外部のメールの送受信の設定です。

Gmail以外にも、Hotmail、Yahool!メール、またインターネット契約をしているプロバイダーが提供する専用メールなど、たくさんのメールアドレスを併用しているユーザーは多いですが、Gmailはそれらすべての外部メールを一括してGmail内で送受信できます。

さらに外部メールでもGmailと同じ機能を使えるようになります。ビジネスマンにはとても便利な機能です。設定方法を説明します。

Gmailトップ画面の右上に「歯車」で表示された「設定」アイコンがあるのでクリックします。プルダウンメニューが表示されるので、表示されている項目の中から「すべての設定を表示」を選んでクリックしましょう。

画面上部に表示されているメニューの中に「アカウントとインポート」があるので選択しクリックしましょう。

表示されている項目の中に「他のアカウントのメールを確認」があり、その中に「メールアカウントを追加する」があるのでクリックしましょう。

「メールアカウントの追加」画面がポップアップされます。追加したいメールアドレスを入力し「次へ」をクリックしましょう。

メールアカウントの追加方法には、「Gmailifyでアカウントをリンクする」方法と「他のアカウントからメールを読み込む」方法の2つがあります。

メール管理が一括して行えるメリットがあることから「Gmailifyでアカウントをリンクする」方法が推奨されています。

「Gmailifyでアカウントをリンクする」に「✔」を入れ「次へ」をクリックしましょう。

Gmailアカウントに紐付けするため、追加したいメールアドレスのパスワードを入力します。

Gmailとのリンクが完了します。「閉じる」を押しましょう。

不在通知を使う

次に紹介するのは、不在通知の設定方法です。

自分が席を外している間に、もしかしたらたら大切なメールが届くかもしれません。顧客や取引先からのメールならすぐに対応しなければ、後々大きな問題になります。不在通知の設定ができれば、そうした心配をせずに済むのでおすすめです。

設定方法を説明します。

Gmailトップ画面の右上に「歯車」で表示された「設定」アイコンがあるのでクリックします。プルダウンメニューが表示されるので、表示されている項目の中から「すべての設定を表示」を選んでクリックしましょう。

設定」画面が立ち上がります。「全般」の画面になっているので、画面を一番下まで動かします。「不在通知」が表示されているので「不在通知ON」に「✔」を入れ「変更保存」を押しましょう。これで設定完了です。

【Gmail】便利な機能を使いこなす！（同期編）

次に取り上げるのは、Gmailの同期方法です。2つの機能を紹介します。

メールを同期する

2番目に紹介するのは、メールの同期方法です。

Gmailは、PCだけでなくスマホのGmailアプリなどでも利用している場合が多いですが、メールの同期ができていないと、メールが読めなかったりメールの通知が入らなかったりして問題が起きます。

メールの同期をしていれば、たくさんのデバイスでGmailを利用していても問題なくメールの閲覧や通知が行えます。メールの同期方法を説明します。

スマホのGmailアプリを開きましょう。

画面左上にある「≡」をタップしましょう。

メニューが表示されます。表示されたメニューの中にある「設定」を選択しタップしましょう。

メールを同期したいアカウントを選択しタップしましょう。

選択したアカウントの画面が立ち上がります。表示されている項目の中から「同期設定」を選びタップしましょう。

「同期設定」画面になります。レーバーを動かして同期設定を行ないましょう。

【Gmail】便利な機能を使いこなす！（管理編）

次に取り上げるのは、Gmailの管理機能です。4つの便利な管理機能を紹介します。

メールのカテゴリ分けをする

最初に紹介するのは、メールをカテゴリ分けする方法です。設定方法を説明します。

Gmail画面に表示されているメールを1つ選択し「✔」を入れ、その後画面上部に表示されるアイコンの一番左にある「︙」をクリックします。プルダウンメニューが表示されるので「メールの自動振り分け設定」をクリックしましょう。

ポップアップが表示されるので「フォルダを作成」をクリックします。

別のポップアップが表示されるので「ラベルを選択」をクリックしましょう。

プルダウンメニューが表示されるので「新しいラベル」をクリックします。

「新しいラベル」の名前を入力し「作成」をクリックしましょう。

1つ前の画面に戻るので「受信トレイをスキップ」と「ラベルを付ける」に「✔」を付け「フォルダを作成」を押します。

Gmail画面の左サイドにある「カテゴリ」に新しく作成したフォルダが表示されました。