自分のスマホやPCなどの端末に保存されているファイルデータをクラウド上にアップロードして保管できるクラウドサービスが増えています。いわゆる「クラウド」と呼ばれるものですが、クラウドサービスは非常に多くの企業が運営しており、用途によってもさまざまです。

特に有名なクラウドとしてはDropboxやGoogle ドライブなどが挙げられます。iPhoneなどApple系の機器を使っている方であればiCloudがおなじみですよね。

今回は、それらの中から「Google ドライブ」にフォーカスして説明していきます。これは、その名の通りGoogleが提供しているクラウドストレージです。アカウントさえ取得してしまえば誰でも無料で一定の容量を使うことができます。そんなGoogle ドライブには、便利な共有機能が搭載されています。

まだ個人的な用途でしか使ったことがない場合は、あまり操作することはないかもしれませんが、他の方とデータのやりとりを行う場合には、かなり便利なんですよ。

この場合は「共有アイテム」の仕組みを理解しておくことをおすすめします。まだ知らない方に向けて、この概要と管理方法、そしてトラブルの原因についても記載します。それでは特集のスタートです。

Google ドライブの「共有アイテム」とは？

まずは、サービス内で表示される「共有アイテム」とは一体どんなものなのかを説明していきます。普段からファイルを自分のバックアップのためだけにアップロードしていたという方は、馴染みのない箇所でもありますが、知っておくだけでも損はありません。

この機能の特徴として最初に知っておきたいことを3つの項目に分けて紹介します。それではチェックしていきましょう。

自分と共有されているファイル・フォルダが表示される

PCでアプリを起動すると、保存されているものが一覧で表示されます。左側のメニューに目を移すと、「共有アイテム」と表示されている箇所が確認できます。

こちらは共有されているものが全て表示されるようになっています。自分で確認できるだけでなく、他の方もチェックできる状態のものが反映される部分です。

これによって、自分が個人的な目的でアップしてあるファイルと区別させることができます。視覚的にもデータの管理の利便性的にも嬉しい設計です。もし、スマホの専用アプリで見ている場合は、別の項目で表示されていますので、注意してください。

種類によっては表示されないものもある

この「共有アイテム」のセクションですが、1点覚えておきたいことがあります。それは、データのタイプによって表示されないものも存在するということです。

例えば、あまりにも多い人数でシェアされているドキュメントファイルなどが表示されないということがあります。数人で閲覧したり編集したりする分には心配要りません。

スマホアプリには代わりになる「共有中」のメニューがある

「共有アイテム」ですが、この表記はPCブラウザで閲覧した場合に表示されます。同じ感覚でスマホ版をチェックすると、この表示がありませんので、焦ってしまうかもしれません。

でも安心してください。違った表記でしっかりとあります。「共有中」と書かれているセクションがありませんか？PCの「共有アイテム」と同じ感覚で使ってください。スマホでもPCでもほぼ同じようにデータの管理ができるのは嬉しいです。

外出先でも気軽にシェアできますので、とっさのやりとりでも安心です。以上、「共有アイテム」機能の特徴について説明してきました。簡単に仕組みが理解できるだけでも、ファイルの管理ミスを防ぐことができます。

実際に友人や他人とシェアしたい文書などを持っている場合は、早速この機能を使ってみませんか。次に進みましょう。